Gestionnaire Administratif(ive) ADV et ADA H/F

A propos du poste

Venez enrichir notre équipe avec votre talent ! Nous sommes à la recherche d’un(e) Gestionnaire administratif(ive) ADV et ADA pour rejoindre l’équipe. Missions principales : Gestion du processus achats : - Piloter le process achats de bout en bout : centralisation des demandes, saisie et validation des commandes, émission et suivi. - Contrôler la rentabilité des affaires et les délais fournisseurs. - Gérer les prépaiements, enlèvements, importations et formalités douanières. - Traiter les litiges et alerter les chargés d’affaires en cas d’anomalie. Gestion du personnel intermittent : - Participer à l’identification et à l’intégration des intermittents (collecte des documents, création des fiches). - Proposer les ressources adaptées aux besoins des projets et coordonner leurs disponibilités. - Assurer la gestion administrative des embauches (DUE, contrats, enregistrement SI). - Transmettre les éléments variables à la RH et mettre à jour les données post-mission. Administration des ventes - Gérer les ouvertures de comptes clients en lien avec la comptabilité. - Saisir les devis et enregistrer les affaires (notamment appels d’offres). - Assurer le suivi contractuel et administratif (bons de commande, livraisons, facturation). - Contrôler la situation comptable des clients et alerter si nécessaire. Contrôle de gestion : - Contrôler les imputations (achats, main-d’oeuvre, stocks) dans le SI. - Mettre à jour les données financières et établir les bilans d’affaires aux étapes clés. - Consolider les résultats pour le reporting annuel par chargé d’affaires. Organisation des déplacements : - Organiser les transports, hébergements et restauration des équipes. - Transmettre les informations logistiques nécessaires aux missions. - Coordonner les avances sur frais si besoin. Suivi administratif du département : - Mettre à jour les supports de présentation (book réalisations). - Assurer le suivi des documents administratifs (KBIS, assurances, etc.). Assistance au responsable de département : - Rédiger les comptes rendus de réunions. - Participer à l’organisation des recrutements et formations. - Gérer les notes de frais et le suivi des congés. - Contribuer à la formalisation des procédures internes.

A propos du profil recherché

Formation et expérience - Formation initiale en administration, gestion ou assistanat et/ou expérience significative dans des fonctions comparables. - Expérience professionnelle d’au moins 3 ans sur un poste similaire. Compétences techniques - Bonne maîtrise des outils bureautiques (messagerie, Excel, Word...). - Aisance avec les outils de gestion et de supervision d’activité. - Capacité à apprendre rapidement et à utiliser efficacement les logiciels du système d’information. Compétences comportementales - Sens du service et sens des responsabilités. - Rigueur et respect des engagements. - Excellente organisation et gestion des priorités. - Bon relationnel, notamment téléphonique, avec les fournisseurs, clients et interlocuteurs internes. - Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap. Rejoignez Novelty et démarrez une nouvelle étape de votre parcours professionnel, avec nous ! Nous sommes impatients de vous accueillir dans notre équipe.

A propos de l'entreprise

Novelty, ce sont 450 femmes et hommes disposant d'un savoir-faire reconnu aussi bien dans le domaine de l’intégration que de la prestation évènementielle et du spectacle vivant. Le pôle vente-intégration est spécialisé dans la conception, l’ingénierie, la vente, l’intégration, l’installation et la maintenance de matériel professionnelles (scéniques, audiovisuels) en tous lieux : Salle de spectacle, musée, lieux de culte, bar/restaurant, salles de réunion/corporate, équipements sportifs, éducation Chez nous, la technique est un outil précieux, toujours déployée pour sublimer chaque moment. Découvrez également nos opportunités dans nos autres agences (Paris, Azur, Occitanie, Nouvelle-Aquitaine, Grand Ouest, Auvergne Rhône-Alpes, Normandie). Vous aimez les nouvelles technologies et promouvoir des solutions innovantes vous fait vibrer ? Alors qu'attendez vous ? Rejoignez les équipes d’un groupe leader dans son domaine au sein d’une agence dynamique, et en plein développement.